Внедрение дистанционного обучения персонала в компании

Если руководством компании принято решение о переходе с традиционных средств обучения на дистанционную модель или e-learning, то обучение сотрудников организуется по следующим критериям:

  • сокращение расходов на традиционное обучение (оплата работы выездных преподавателей и лекторов, руководителей специфических профессиональных курсов, командировочные расходы, стоимость билетов и проживания в гостиницах);
  • повышение коммерческой эффективности (увеличение продаж, расширение профильной деятельности);
  • оптимизация работы компании (экономия затрат времени на организацию курсов, повышающих квалификацию, грамотная организация рабочего процесса);
  • повышение профессиональной компетенции работников, углубление знаний в области деятельности предприятия.

Состав системы

Обучение в дистанционной, и особенно в электронной форме предусматривает внедрение двух составляющих элементов  – управляющей функции LMS и индивидуально подобранного обучающего контента.

LMS (learning Management System) — это программный блок системного управления образовательными процессами. В этом блоке создается общая база, где аккумулируются учебные материалы, тренинги, курсы. Управлять материалами можно с помощью этой структуры, как и всеми обучаемыми.Использование платформы позволяет нарастить и сохранять в течение нужного периода информационные и контрольные данные процесса обучения. Сотрудники заносятся в общую электронную базу, им раздаются задания по отдельным личным кабинетам, проводится вводный курс и последующие тематические курсы. Для связи теории с практикой (например, если проседают продажи) менеджеров можно отправить поработать в игровой форме с виртуальными покупателями. Обучение удобно проводить даже с сотрудниками филиалов в других регионах, контролировать обучение на расстоянии.

Учебные материалы (контент различных видов и электронные курсы) разрабатываются в зависимости от профиля и нужд компании, а также используются универсальные продукты, шаблонные тесты по управлению персоналом, тайм-менеджменту, работе в Outlook.

Этапы внедрения дистанционного обучения

Электронное дистанционное обучение внедряется на предприятии в 5 последовательных этапов:

  1. анализ инструментов ЭО;
  2. выбор LMS по целям, потребностям, перспективам и задачам компании;
  3. планирование процесса обучения в электронной форме;
  4. внедрение, поддержка и продвижение нового формата обучения;
  5. оценка продуктивности системы.

На первом этапе выстраивается трехмодульная схема работы (автономное управление, контент, авторские материалы). Формируется база знаний и доступ сотрудников к рабочим инструментам (курсам, видеоконференциям, семинарам, социальным сетям, авторским обучающим программам).

На втором этапе выбирается LMS с учетом желаемых перспектив, задач, потребностей предприятия. Оцениваются возможности провайдеров, удобство настройки и адаптации, технический потенциал и затраты на поддержку конкретной LMS. В РФ популярны Competentum, Эс-Ти-Ай, и-Спринг, многие работают с Лабораторией Мультимедиа и платформой Mirapolis.  

На третьем этапе планируется учебный процесс, рассматривается целесообразность привлечения сторонних специалистов, создание индивидуальных комплексных программ. Планируются мероприятия обучения и самообучения, предоставление эффективной помощи для развития бизнеса и методы итоговой аналитики.  

На четвертом этапе назначается HR-менеджер, персонал компании информируется о внедрении новых методов обучения, создаются учебные группы. К тому моменту, когда система вступает в стадию практической реализации, должны быть четко обозначены цели электронного обучения и перспективы развития, создана пиар-команда, настроена управляющая система, подобраны партнеры и выделены средства.  

Пятый этап заключается в мониторинге результатов обучения. Показателями эффективности является оправданность бюджета, расширение групп слушателей, увеличение скорости усвоения материала, изменение у сотрудников подхода к работе, повышение профессионализма, улучшение результатов рабочих процессов. Если результаты мониторинга признаны неудовлетворительными, корректируются некоторые составляющие элементы процесса. Проверяется соответствие уровня обучающей программы уровню аудитории, совокупная связь между разными образовательными программами.

Анализ имеющихся средств обучения и видов учебного материала

Средства обучения и виды учебного материала выбираются в зависимости от конкретных целей отдельной компании. На сегодняшний день применяется 3 основных средства обучения. Для компании могут быть выбраны, в зависимости от нужд, один, два или все три метода:

  • вебинары;
  • дистанционные системы обучения;
  • редакторы электронных курсов.

Вебинары – это чтение и слушание лекций онлайн. Слушателями могут быть сотрудники отдаленных филиалов, а лектор ведет занятие из любого места (центральный офис, дом, кафе). В ходе вебинара используется живое общение через микрофон, переписка в чатах, демонстрации на рабочем столе, презентации. Вебинары при необходимости записываются на видео и рассылаются слушателям для последующего пользования материалами и закрепления знаний. Форма вебинара эффективна в целях экономии расходов на очные тренинги, оплаты командировочных и проживания в гостиницах лекторам. Важным моментом при выборе вебинара является обеспечение бесперебойной связи между пользователями. Для вебинара следует выбрать устойчивую платформу, чтобы поддерживался интерактив.

Дистанционные системы обучения позволяют организовать виртуальные школы по всему миру, проводить обучающие курсы, контролировать успеваемость участников и осуществлять анализ результатов обучения. Характерные функции дистанционного обучения:

  • база для хранения электронных курсов, учебного контента на видео, виртуальных тестов. Сотрудники компаний в удобное время заходят и повторно изучают материал для закрепления;
  • работа с отдельными сотрудниками, которым назначаются индивидуальные курсы. Это применяется также с отдельным подразделением и филиалом;
  • детальная статистика для контроля качества обучения, анализ усвоения материала, результатов тестов, оценка прогресса сотрудников;
  • система чатового или форумного общения, обмен идеями, предложениями по добавлению тем и обсуждений.

При выборе этой системы важно выбрать правильный метод внедрения – работать в «облаке» или с сервера.

Редактор курсов необходим в качестве инструмента для создания разнообразных диалоговых тренингов, тестирования, электронных курсов, обеспечения анимации, видеозаписи, дикторской начитки, слайд-шоу, графических и текстовых файлов. Для создания электронного курса обучения не требуется квалификация программиста, но необходимо знание PowerPoint, на базе которого создаются простые презентации. Сотрудники смогут проходить курсы не только с компьютеров, но и с мобильных гаджетов (смартфонов и планшетов).

Выбор системы управления обучением (LMS)

Система управления обучением необходима для удобства пользования ей сотрудниками, качественного контроля эффективности, анализа и тестирования. LMS обеспечивает адаптацию новых сотрудников, подготовку кадрового резерва, обучение партнеров и клиентов, проведение аттестаций и формирование внутренней базы знаний.

Сегодня разработаны готовые системы управления, и, как правило, у каждого продукта есть бесплатная пробная версия, которую можно запустить в качестве проверочного старта, оценить удобство и функциональные возможности, после чего сделать выбор в пользу конкретного продукта. Наиболее популярными платформами являются Looop, iSpring, Learn Amp, Agilia и другие.

Платформой Looop пользуются многие известные прогрессивные корпорации, представители малого и среднего бизнеса в разных направлениях деятельности. Сотрудники обучаются через компьютеры и мобильные приложения, пользуются облачным сервисом. Единственный минус – отсутствие русскоязычной версии.

iSpring Learn – российская разработка, рассчитанная на обучение и управление обучением в облачном режиме. Руководитель компании создает аккаунт и регистрируется в системе, загружает обучающий контент, и в дальнейшем команда работает с этими материалами так же, как в стандартных файлохранилищах типа Google Drive или Яндекс.Диск. iSpring Learn распознает специализированные обучающие курсы, документы, звуковые ролики и видеоматериалы, презентации. Материалы можно объединить в комплексную обучающую программу, настроить последовательность занятий, оценочные критерии и выдачу сертификатов. В системе предусмотрены различные роли пользователей – автор, администратор, пользователь. Добавление участников максимально упрощено. Пригласить новых пользователей можно по электронной почте, через ссылку и т. д. Предусмотрено разделение на группы, например, «новички» и «профессионалы» или на тематические направления обучения: «безопасность», «продажи», «производство». Уровень знаний можно отслеживать в реальном времени, предусмотрена углубленная статистика результатов и анализ. Платформу iSpring Learn выбирают многие известные компании, например, казахстанские сотовые операторы, российская группа ФораФарм, ЛаМодa, Альфа-Капитал.

Внедрение дистанционного обучения в комплексе

Руководитель компании сталкивается с рядом препятствий еще на этапе планирования внедрения обучающей системы. Необходимо разработать индивидуальную, максимально эффективную схему обучения, продумать аспекты обязательных программ. Филиалы компании зачастую располагаются в разных районах города или регионах. Существенной проблемой становится постоянный дефицит рабочего времени и бюджета, а также высокая численность нуждающихся в таком обучении сотрудников.

Чтобы грамотно внедрить в работу компании технологию дистанционного электронного обучения, применяется оптимальная поэтапная схема:

  1. анализируются доступные средства, форматы и инструменты обучения. На этом этапе подбирается максимально эффективная база знаний и способы восприятия материала: вебинары, дистанционные теоретические курсы, форумы;
  2. выбирается система управления в соответствии с индивидуальными целями и задачами компании. На выбор руководителю сегодня представлены системы LMS «Лаборатория Мультимедиа», Мираполис, iSpring и т. д. Все варианты рассматриваются через призму практического применения, после чего выбирается оптимальный вариант;
  3. составляется обучающий план, основными пунктами которого становятся подключение профильных специалистов к процессу, планирование обучающих мероприятий, составление индивидуальных программ для групп сотрудников и другие необходимые действия;
  4. определяются цели и перспективы внедрения, формируется партнерская сеть, настраивается управляющая система;
  5. оценивается эффективность проекта с финансовой точки зрения и со стороны затрат рабочего времени. Определяются рамки бюджета и количественный состав ответственных сотрудников;
  6. проводится экспериментальный краткий обучающий курс на малочисленной группе (например, в одном отделе). Обсуждаются и анализируются результаты;
  7. проводится итоговая аналитика, после чего принимается окончательное решение по внедрению обучающей электронной системы.

Мониторинг эффективности процесса внедрения дистанционного обучения

Процесс внедрения дистанционного электронного обучения на предприятии должен протекать под непрерывным контролем на каждом этапе. При отклонении какого-либо этапа от заданных параметров эффективности весь процесс может начать проходить в искаженном виде, и конечные результаты не принесут желаемого эффекта. В этом случае не будут оправданными затраты времени и средств на внедрение нового формата обучения.

Мониторинг позволяет оценить уровень готовности предприятия к внедрению системы дистанционного обучения, а также прослеживать динамику изменения по временным периодам. Для этого создается единая оценочная система с критериями сопоставления показателей для разных структурных подразделений предприятия, разных обучающих систем и уровней. Формируются ориентиры с вычленением области максимальных достижений, исследуются качество управления и стратегии, информационно-техническое и учебно-методическое обеспечение. Исследуется среда обучения, средства передачи учебного контента, соответствие оффлайн- и онлайн-поддержки, показатели масштаба использования внедряемого метода обучения.

Информация по прохождению этапа собирается в автоматическом режиме через веб-интерфейсы. Создается рейтинг, который непрерывно отслеживается в ходе внедрения этапов новой модели обучения. В мониторинг входят такие приемы, как:

  • сбор отзывов участников системы в общем личном кабинете;
  • анализ достижений на отдельных этапах, сравнение результатов обучения в разных подразделениях, а также участников очного и дистанционного обучения;
  • проведение периодического среза полученных знаний;
  • анализ улучшения показателей, рабочих и коммерческих успехов сотрудников, увеличения количества заключенных сделок, реализованных проектов;
  • анализ сокращения затрат на обучение. Если в результате анализов явно выражена эффективность дистанционного обучения, можно продолжать придерживаться выбранного курса внедрения системы.

Если результаты кажутся неэффективными, следует произвести коррекцию в тех областях, в которых обнаружены проблемы. Для этого создается экспертная группа из числа организаторов проекта, и проводится анализ эффективности проблемного этапа или направления. В результате работы этой группы вырабатывается тактика улучшения организации обучения.

Методами выравнивания эффективности процесса могут быть: замена средств обучения или введение дополнительных методов получения информации, улучшение технической базы, дополнительные вложения средств. Например, при недостаточно глубоком получении знаний о продаваемом товаре можно добавить в определенный период обучения несколько дополнительных разъясняющих вебинаров по тематике, внедрить онлайн-консультации по принципу «вопрос-ответ», привлечь специалистов из головной структуры.

Одним из эффективных методов коррекции является самоанализ, в котором оценка результатов производится по специальной балльной системе, вычисляется коэффициент эффективности. У каждого участника есть свой личный кабинет, в котором вводятся дополнительные разделы типа «Помогаю», «Новые задачи», «Поручил», «Таблица-отчет».

Заключение

Система дистанционного электронного обучения является мощным инструментом развития компании, обучения персонала и повышения профессионального статуса предприятия. Максимальный эффект от внедрения системы прослеживается для достижения определенных целей, например, повышения продаж, оптимизации рабочего процесса, улучшения взаимодействия с партнерами, обеспечения безопасности и т. д. Процесс внедрения дистанционной модели обучения нуждается в непрерывном контроле. При отсутствии должного контроля эффект будет снижен, а затраты не будут оправданы. В каждой компании внедрение дистанционного и электронного обучения осуществляется по индивидуальной схеме, что связано с целями и задачами, структурой и профилем предприятия.